Externe benchmarks zijn nuttig, maar ze missen de context van je eigen organisatie. Dat was de reden waarom we besloten intern te beginnen.
We startten het experiment in januari met zeven afdelingen binnen een dienstverlenend bedrijf in Gent. Elke afdeling rapporteerde maandelijks op dezelfde vijf kostencategorieën: personeel, tools, opleiding, reizen en onvoorziene uitgaven. De definities waren vooraf vastgelegd zodat niemand creatief kon zijn met categorisering. Dat laatste bleek de moeilijkste stap: drie afdelingen categoriseerden softwarelicenties anders dan afgesproken en moesten hun data met terugwerkende kracht corrigeren.
Na zes maanden werden patronen zichtbaar. Twee afdelingen die qua kopcount vergelijkbaar waren, verschilden 34 procent in opleidingsuitgaven. Niet omdat de ene afdeling roekelozer was, maar omdat hun functieprofiel meer externe certificering vereiste. Zonder die context had de vergelijking geleid tot bezuinigingen op precies de verkeerde plek.
Aan het einde van het jaar hadden we een intern referentiekader dat veel preciezer was dan welke externe benchmark dan ook. We konden afwijkingen benoemen, verklaren of aanvechten op basis van concrete gegevens uit dezelfde organisatie, met dezelfde boekhoudregels en hetzelfde personeelsbeleid.
Het vraagt discipline om dit vol te houden. Maar wie een jaar lang consistent meet, heeft daarna een instrument dat externe rapporten niet kunnen vervangen.